為什麼一個好的公司信息數據庫可以降低你的成本
有條理是成功的關鍵。正如那句古老的諺語所說，準備失敗，你就準備失敗。這就是為什麼擁有一個好的公司信息數據庫是如此重要。畢竟，這為您的業務提供了基礎。如果結構和共享有效，a良好的公司信息數據庫可以降低你的業務成本。然而，如果不密切監控，不但不會節省你的時間和資源，反而會適得其反。
數據庫是存儲信息的關鍵資源——如果它們組織良好並定期更新的話。大多數公司一開始都有一個集中的數據庫，但隨著業務的擴大，尤其是在新部門成立或涉及並購的情況下，數據庫可能會變得分散。事實上，一個公司最終可能會使用許多使用完全不同軟件的數據庫。但即使在一個數據庫中，也可以使用各種不同的軟件，每個軟件都收集沒有連接的見解。
如果不能將數據庫連接起來，並將不同軟件的發現進行對齊，即使它們沒有完全合成，也意味著關鍵信息可能在業務的一個領域更新，而在另一個領域過時。例如，隻有一些部門可能知道客戶的地址已經移動，這意味著發票可能發送到錯誤的地址，從而導致延遲付款。調整你的數據庫可以節省你的時間和防止錯誤;這個過程稱為主數據管理。
了解主數據管理
沒有數據，公司就無法存在。這些數據的性質取決於公司，範圍可能從基本信息(如地址和關鍵財務數據)到定製的客戶簡介、銷售曆史和客戶聯係日誌。主數據管理的概念是整理存儲在整個業務中的所有這些不同的數據流，並將它們放在一個綜合的主數據係統中。如果做得有效，這可以被公司內所有相關方訪問，定期更新和用於有效的客戶評分．精簡這些數據使得員工和部門更容易共享最新的資源，而不管整個組織中是否使用了不同的技術、架構和應用程序。
主數據管理需要流程、治理、策略和標準的一致性，以便創建單一的參考點。在對方法和數據存儲本身進行標準化的過程中，隨著時間的推移，您可以逆轉在複雜的矩陣型組織中發生的分割。
主數據管理如何降低成本?
實現主數據管理係統可以通過多種方式降低成本。其中比較明顯的包括降低接口成本、減少冗餘的第三方數據獲取成本和減少數據清理成本——尤其是如果這些是外包的。當數據庫由主文件控製時，所做的任何調整都將在整個係統中自動執行，並發送到相關的數據點。例如，如果財務部門對銷售數據進行了更改，客戶關係團隊將得到通知，如果風險部門更改了一個組織的信用狀況，銷售團隊將立即知曉。
這不僅可以確保信息的及時性，還可以防止潛在的破壞性結果。例如，如果銷售團隊與一家已經開始拖欠發票付款的公司完成了銷售，這可能會導致壞賬。但是有了主數據管理係統，各部門應該能夠實時訪問最新的信息。
實現起來有多容易?
建立一個主數據管理係統需要一些工作，需要進行廣泛的規劃。有很多數據遷移時的絆腳石．為了做好準備，您需要考慮信息的優先級、誰需要訪問以及使用哪種軟件。
為了建立一個有效的係統，你還需要建立正確的企業文化、流程和政策。然而，通過這種方式，你會對自己的商業目標有一個更清晰的認識。
要實現你的主數據管理係統，你可以遵循一個簡單的過程:
- 首先，需要為所有主數據創建一個環境，仔細考慮其結構和功能。
- 下一步是刪除現有數據中的任何重複，確保所有信息都是最新的。
- 接下來，決定誰將被賦予進行調整的能力——分配更新數據和監控外部信息源的責任。
有什麼好處?
主數據管理係統的好處有很多，但以下是四個關鍵優勢:
- 首先，它支持數據的無縫集成。
- 其次，您的公司將把數據智能嵌入到其核心業務功能中。
- 第三，您將獲得實時信用和財務情報。
- 最後，有了這些額外的資源，你將有更多的機會為你的企業發現、談判和贏得最好的交易。
